Er wordt in Nederland ontzettend veel tijd vrijgemaakt voor vergaderingen, is een vergadering wel altijd de beste manier om zaken te bespreken? Wordt de vergadering niet altijd volgepraat met dingen die misschien niet voor iedereen relevant zijn? Dit is soms lastig te bepalen, maar het is een feit dat vergaderingen veel tijd in beslag nemen. Er zijn verschillende manieren om een vergadering effectief te laten verlopen. Lees deze tips om je hierbij te helpen.
Blijf rechtop staan
Vaak zie je dat mensen hun aandacht verliezen tijdens een vergadering, wanneer je ervoor kiest om allemaal te blijven staan blijf je alert. Daarnaast zijn er dan geen vaste plaatsen en wordt alles snel en concreet doorgesproken.
Gebruik een wekker
Om te zorgen dat er vooruitgang in een vergadering zit en dat je niet te lang blijft hangen op één onderwerp kun je een kookwekkertje gebruiken. Spreek voor elk topic een tijd af en stel de kookwekker in op deze tijd. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om gewoon een grote klok in de vergaderruimte te hangen en een tijd af te spreken hoe lang je per agendapunt wilt vergaderen. Sluit de vergadering af met een lunch of borrel, zo beloon je het efficiënt vergaderen.
Maak het leuk
Veel werknemers zien een vergadering als een verplichting waar ze niet zoveel uithalen. Daarom is het belangrijk om een vergadering leuk te maken. Zorg bijvoorbeeld voor een leuke vergaderlocatie in Apeldoorn, een lekkere lunch na afloop en zorg voor een ontspannen sfeer waar ruimte is voor een grapje
Vermijd smalltalk
Een vergadering is niet het moment waarop je lekker het weekend kunt bespreken met je collega’s, het is het moment om alles van die week op gebied van werk te bespreken. Een efficiënte vergadering laat geen ruimte om “gezellig te kletsen”. Organiseer hiervoor elke vrijdag een borrel of plan een personeelsuitje.
Stel doelen op
Zorg ervoor dat je een doel of doelen opstelt voor vergaderingen. Het resultaat van de vergadering is uiteindelijk waar je het voor doet. Staar je niet blind op agendapunten en de volgorde hiervan, maar werk naar een doel toe. Wat wil je echt bespreken tijdens de vergadering? Wat is op dit moment van belang? Wat speelt er op de werkvloer?